7 个项目经理现需掌握的强力 AI 提示

在整个项目从开始到结束的复杂管理中，有效的管理不仅需要战略思考、足智多谋，还需要明确目标、出色的组织技巧以及卓越的人事管理能力。

生成式 AI 工具，例如 ChatGPT 这样的聊天机器人，可以帮助你开发并优化确保项目按时、按预算完成所需的各项流程。

然而，正如生活的各个领域一样，为了得到正确的答案，你必须能够提出正确的问题。

清晰、详细且结构良好的提示是收到个性化、富有洞见帮助与获得普通 AI 回答之间的关键。因此，以下是为应对日常项目管理任务而设计的七个强力提示。

业务项目伙伴

这是一个非常简单的提示，可以将 ChatGPT（或其他聊天机器人）转变为你的个性化项目管理助手，它可以为你讲解几乎所有项目的各个环节。

提示： 请扮演一位资深的商业顾问和战略家，帮助我完成我的商业项目。我将向你提供我已经完成的工作详情，并不断更新进展信息。你负责跟踪任务和各项活动，在需要时为我提供行动计划，并在要求时详细说明我接下来需要采取的步骤。

创建项目简报

项目简报（或者项目章程）能够让相关方迅速了解项目的整体情况与目标：

提示： 请帮助我起草一份项目简报。请一次性向我提出问题，直到获得起草一份包括高层概览、目标、范围、主要相关方、关键交付物、汇报要求、预算和时间表等信息所需的全部内容。请以引人注目的方式构建文档，清晰阐明该项目将带来的利益。

将大项目分解成可管理的小块

将任务分解为更小的部分总是个好主意；下面介绍如何高效利用 AI 达到这一目的。

提示： 请将我的任务 [insert task here] 分解成三层层级结构。1：主要工作项；2：各工作项的子任务；3：具体人员将执行的操作。请以 1.2.3 的格式对每个操作进行编号。对于底层的每个操作，请提供以工作日计的预计时长，列出任何依赖关系或外部阻碍因素，说明产生的结果，并附上一句简短的行动计划，内容包括负责的角色、相对于项目开始的时序以及成功的衡量标准。请将结果以纯文本的方式输出，顺序为：首先是编号大纲，其次为每个底层操作的简要细节段落，最后是以项目每个操作相关的主要风险点构成的项目符号列表。

创建看板模板

与其花费时间研究如何构建项目管理看板，不如让 AI 替你搞定：

提示： 请扮演一位在 [your industry] 具有丰富经验的项目经理。我们的项目是 [Your Project]。请创建一个包含所有规划和评估进展所需关键信息的看板模板，并以易读的表格格式输出。然后，请询问我是否需要进行任何更改或是否应在模板中添加更多字段。

相关方沟通

这个提示将生成一封专为项目相关人员或群组设计的电子邮件，以便及时向他们通报战略决策及最新动态：

提示： 请起草一封针对 [insert stakeholders] 的信件，解释 [decision/development] 的影响。重点说明事件的内容、原因以及时间，以积极和专业的语调进行沟通。

自动化叙述性迭代报告

将来自你的项目管理工具（例如 Jira）的数据作为 CSV 文件上传给 ChatGPT（注意不要分享任何机密信息或违反组织政策的内容）。

提示： 请利用附件中的项目数据导出文件，撰写一份使用普通语言的 Markdown 格式报告，报告包括以下部分：1. 快照指标，2. 叙述（约 150 个字说明事件发生经过及原因），3. 根本原因要点（列出三个编号的阻碍因素及简短解释），4. 经验教训及下一次迭代行动（以项目符号形式列出）。此外，请创建一个幻灯片大纲，给出传递关键信息的标题和三个讨论点。请使用简洁的语言明确传达叙述内容，并使用清晰易读的格式（例如：对指标标签使用加粗）。

相关方沟通

即时为任何对项目进展感兴趣的人士撰写个性化的沟通更新。

提示： 请为 [stakeholder name or role] 撰写一封简洁的电子邮件，内容关于 [update topic]。首先用一句话清楚表明邮件目的，然后列出关键事实（包括内容、原因、方式、地点、时间和相关人员），并在适当时说明对该相关方的一到两个直接利益或影响，最后邀请他们直接联系我以获取澄清或更多信息。邮件语调保持直截了当和专业，使用简单英语撰写，并以便可以直接复制、粘贴和发送的电子邮件格式呈现。

所有这些提示都能完成各自的既定任务，但它们的真正目的在于向初学者介绍提示工程。如果这些提示不能完全满足你的需求，你可以轻松地根据自己的要求调整它们，或将它们作为模板，从零开始撰写属于你自己的提示。项目管理只是越来越多领域中的一个，而提示工程正迅速成为一项极其宝贵的工具，因为它能显著提升我们的生产力和效率。